Firma w Holandii – jak założyć i prowadzić własny biznes?

Chcesz założyć firmę w Holandii i pracować na własny rachunek? Wielu Polaków decyduje się na własną działalność, szczególnie w budownictwie, transporcie, usługach, sprzątaniu, branży technicznej, gastronomii czy usługach kosmetycznych.

Jedną z najczęściej wybieranych form jest eenmanszaak, a osoby pracujące samodzielnie często określane są jako ZZP – zelfstandige zonder personeel.

Sprawdź, jak założyć firmę w Holandii, czym jest KvK, jak wygląda rejestracja działalności, BTW, podatki i księgowość oraz na co powinien uważać polski przedsiębiorca.

Czy Polak może założyć firmę w Holandii?

Tak. Obywatel Polski jako obywatel Unii Europejskiej może prowadzić działalność gospodarczą w Holandii bez standardowego pozwolenia na pracę.

Nie oznacza to jednak braku formalności.

W zależności od sytuacji potrzebne mogą być między innymi:

• BSN,

• adres,

• rejestracja działalności,

• wpis do KvK,

• rejestracja podatkowa,

• odpowiednie ubezpieczenia,

• zezwolenia wymagane w konkretnej branży.

Przed rozpoczęciem działalności warto również sprawdzić, czy wykonywany zawód nie podlega dodatkowym regulacjom.

ZZP w Holandii – co to znaczy?

Jednym z najczęściej używanych określeń jest ZZP – zelfstandige zonder personeel.

W uproszczeniu oznacza ono osobę samozatrudnioną, prowadzącą działalność bez zatrudniania pracowników.

Warto jednak wiedzieć, że ZZP nie jest osobną formą prawną przedsiębiorstwa.

Wielu ZZP'erów prowadzi działalność jako:

eenmanszaak – jednoosobowa działalność gospodarcza.

Dlatego określenia „ZZP” i „eenmanszaak” często występują razem, ale nie oznaczają dokładnie tego samego.

Eenmanszaak – jednoosobowa działalność

Eenmanszaak jest popularną formą prowadzenia małej firmy.

Może być odpowiednia dla osób wykonujących między innymi:

• usługi budowlane,

• remonty,

• sprzątanie,

• transport,

• usługi techniczne,

• fryzjerstwo,

• kosmetykę,

• fotografię,

• usługi internetowe,

• doradztwo,

• inne samodzielne usługi.

W przypadku eenmanszaak przedsiębiorca i firma nie są całkowicie oddzielnymi podmiotami pod względem odpowiedzialności.

Oznacza to, że przedsiębiorca może odpowiadać prywatnym majątkiem za zobowiązania firmy.

To ważna różnica w porównaniu z niektórymi formami spółek.

KvK – Kamer van Koophandel

Jednym z pierwszych skrótów, który poznaje przedsiębiorca w Holandii, jest KvK – Kamer van Koophandel, czyli holenderska Izba Handlowa.

To właśnie w KvK rejestruje się przedsiębiorstwo.

Po rejestracji firma otrzymuje KvK-nummer, czyli numer wpisu do rejestru handlowego.

Numer KvK jest często potrzebny podczas:

• zawierania umów,

• wystawiania faktur,

• zakładania konta firmowego,

• współpracy z innymi przedsiębiorstwami,

• kontaktów biznesowych.

Jak założyć firmę w Holandii?

Proces będzie zależał od rodzaju działalności, ale przy typowej jednoosobowej firmie wygląda najczęściej następująco.

Najpierw należy określić:

• czym firma będzie się zajmowała,

• pod jaką nazwą będzie działała,

• gdzie będzie miała adres,

• jaką formę prawną wybierzesz.

Następnie działalność należy zarejestrować w Kamer van Koophandel.

KvK przekazuje odpowiednie dane do holenderskiego urzędu podatkowego – Belastingdienst.

Po rejestracji przedsiębiorca otrzymuje informacje potrzebne do rozliczeń podatkowych.

Ile kosztuje rejestracja firmy?

Za pierwszy wpis przedsiębiorstwa do Handelsregister pobierana jest jednorazowa opłata.

Jej wysokość może być zmieniana, dlatego zamiast opierać decyzję na starych artykułach internetowych najlepiej sprawdzić aktualną stawkę bezpośrednio w KvK przed rejestracją.

Do kosztów rozpoczęcia działalności należy również doliczyć potencjalnie:

• księgowego,

• ubezpieczenia,

• stronę internetową,

• reklamę,

• narzędzia,

• samochód,

• sprzęt,

• wynajem lokalu.

Sama rejestracja jest więc tylko niewielką częścią kosztów prowadzenia firmy.

BSN a założenie firmy

BSN – Burgerservicenummer jest numerem identyfikacyjnym używanym w kontaktach z holenderską administracją.

Osoba mieszkająca w Holandii zazwyczaj otrzymuje BSN podczas odpowiedniej rejestracji.

Numer jest wykorzystywany między innymi przy sprawach podatkowych, zatrudnieniu i kontaktach z urzędami.

Jeżeli dopiero przyjechałeś do Holandii i planujesz rozpocząć działalność, najpierw sprawdź swoją sytuację dotyczącą rejestracji i BSN.

Belastingdienst – urząd podatkowy

Każdy przedsiębiorca szybko spotka się również z nazwą:

Belastingdienst.

To holenderska administracja podatkowa.

W zależności od działalności przedsiębiorca może mieć obowiązki dotyczące między innymi:

• podatku dochodowego,

• BTW,

• deklaracji podatkowych,

• prowadzenia dokumentacji,

• rozliczania kosztów.

Terminy deklaracji i płatności są bardzo ważne.

Ich ignorowanie może prowadzić do dodatkowych kosztów.

BTW – holenderski VAT

Holenderski odpowiednik VAT nazywa się:

BTW – belasting over de toegevoegde waarde.

Przedsiębiorcy będący podatnikami BTW mogą być zobowiązani do doliczania podatku do swoich usług lub produktów i późniejszego rozliczania go z Belastingdienst.

W Holandii występują różne stawki BTW, a zastosowanie właściwej zależy od rodzaju sprzedawanego produktu lub świadczonej usługi.

Nie należy automatycznie zakładać, że każda działalność podlega tej samej stawce.

BTW-nummer

Przedsiębiorca podlegający zasadom BTW otrzymuje odpowiednie numery związane z rozliczeniami.

W przypadku jednoosobowej działalności ważne jest rozróżnienie numeru używanego w kontaktach z Belastingdienst od btw-id, który można podawać klientom i kontrahentom.

Właściwy numer powinien znajdować się na fakturach, gdy wymagają tego przepisy.

Faktura w Holandii

Prawidłowa faktura powinna zawierać wymagane informacje.

W zależności od transakcji mogą to być między innymi:

• nazwa firmy,

• adres,

• numer KvK,

• BTW-id,

• dane klienta,

• numer faktury,

• data,

• opis usługi lub produktu,

• kwota netto,

• stawka i kwota BTW,

• kwota do zapłaty.

Faktury powinny posiadać uporządkowaną numerację.

Dobra organizacja dokumentów od pierwszego dnia prowadzenia firmy bardzo ułatwia późniejszą księgowość.

KOR – mała firma a BTW

Mali przedsiębiorcy mogą w określonych sytuacjach skorzystać z Kleineondernemersregeling – KOR.

Jest to rozwiązanie dotyczące BTW przeznaczone dla przedsiębiorców spełniających określone warunki.

Jednym z podstawowych kryteriów jest odpowiednio niski roczny obrót.

Skorzystanie z KOR może oznaczać, że przedsiębiorca nie nalicza BTW klientom, ale jednocześnie zmieniają się zasady dotyczące odliczania BTW od kosztów.

Dlatego przed wyborem KOR warto policzyć, czy rzeczywiście będzie korzystny dla konkretnej firmy.

Podatek dochodowy przedsiębiorcy

Osoba prowadząca eenmanszaak może rozliczać dochód z działalności w podatku dochodowym.

Nie oznacza to, że podatek płaci się od całej kwoty wpływającej na konto.

Znaczenie mają między innymi:

przychody – dopuszczalne koszty działalności = wynik firmy.

Szczegółowe zasady podatkowe mogą jednak zależeć od tego, czy Belastingdienst uznaje daną osobę za przedsiębiorcę dla celów podatku dochodowego.

Dlatego sama rejestracja w KvK nie oznacza automatycznie prawa do wszystkich ulg podatkowych dla przedsiębiorców.

Koszty prowadzenia firmy

Prawidłowo udokumentowane wydatki poniesione w interesie działalności mogą w określonych sytuacjach stanowić koszty firmy.

Przykładami mogą być:

• narzędzia,

• materiały,

• reklama,

• strona internetowa,

• telefon wykorzystywany firmowo,

• księgowość,

• określone koszty transportu,

• sprzęt,

• wynajem lokalu.

Nie każdy prywatny zakup można jednak wrzucić w koszty tylko dlatego, że posiada się firmę.

Przy wydatkach częściowo prywatnych i częściowo biznesowych obowiązują dodatkowe zasady.

Księgowość firmy w Holandii

Dobra księgowość jest jednym z najważniejszych elementów prowadzenia firmy.

Przedsiębiorca powinien przechowywać i porządkować między innymi:

• wystawione faktury,

• faktury kosztowe,

• potwierdzenia płatności,

• wyciągi bankowe,

• dokumentację podatkową,

• umowy.

Dokumentacja powinna umożliwiać ustalenie przychodów, kosztów i należnych podatków.

Czy potrzebuję księgowego?

Nie każda mała firma musi zatrudniać księgowego.

Wiele osób prowadzących prostą działalność korzysta z programów księgowych i samodzielnie prowadzi podstawową administrację.

Księgowy może jednak pomóc szczególnie wtedy, gdy:

• nie znasz holenderskich przepisów,

• masz dużo faktur,

• współpracujesz z firmami zagranicznymi,

• zatrudniasz pracowników,

• kupujesz samochód firmowy,

• masz duże koszty,

• działalność szybko się rozwija.

Błąd podatkowy może kosztować więcej niż profesjonalna obsługa księgowa.

Konto firmowe

Oddzielne konto bankowe bardzo ułatwia prowadzenie księgowości.

Dzięki temu prywatne zakupy nie mieszają się z wpływami i wydatkami firmy.

Przed otwarciem rachunku warto porównać:

• miesięczną opłatę,

• koszty przelewów,

• integrację z księgowością,

• możliwość korzystania z karty,

• obsługę płatności międzynarodowych.

Ubezpieczenie firmy

W zależności od działalności warto rozważyć odpowiednie ubezpieczenia.

Przykładowo:

bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) – ubezpieczenie odpowiedzialności firmy,

beroepsaansprakelijkheidsverzekering – odpowiedzialność zawodowa,

arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) – ubezpieczenie związane z niezdolnością do pracy.

Potrzeby hydraulika, kierowcy, konsultanta i fryzjera będą zupełnie inne.

Nie należy więc kupować przypadkowego pakietu tylko dlatego, że jest reklamowany jako „ubezpieczenie dla ZZP”.

Choroba na ZZP

To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy pracownikiem a osobą samozatrudnioną.

Przedsiębiorca nie posiada automatycznie takich samych zabezpieczeń jak pracownik etatowy.

Jeżeli nie możesz pracować, brak zleceń może oznaczać brak przychodów.

Dlatego przy planowaniu działalności warto uwzględnić:

• oszczędności awaryjne,

• ubezpieczenie,

• zabezpieczenie na czas choroby,

• emeryturę.

Nie należy porównywać stawki godzinowej ZZP bezpośrednio ze stawką pracownika.

Ile powinien zarabiać ZZP?

Jeżeli pracownik otrzymuje przykładowo określoną stawkę za godzinę, nie oznacza to, że przedsiębiorca może wystawiać fakturę na tę samą kwotę i będzie w takiej samej sytuacji finansowej.

ZZP musi samodzielnie uwzględnić między innymi:

• podatki,

• urlop,

• chorobę,

• księgowość,

• ubezpieczenia,

• narzędzia,

• transport,

• okresy bez zleceń.

Dlatego stawka przedsiębiorcy powinna być kalkulowana na podstawie wszystkich kosztów działalności.

Schijnzelfstandigheid – pozorne samozatrudnienie

To bardzo ważny temat dla Polaków pracujących jako ZZP.

Sama faktura i wpis do KvK nie oznaczają automatycznie, że dana osoba rzeczywiście jest niezależnym przedsiębiorcą.

Jeżeli w praktyce relacja przypomina zwykłe zatrudnienie – na przykład zleceniodawca decyduje dokładnie, kiedy, gdzie i w jaki sposób masz wykonywać pracę – może pojawić się problem schijnzelfstandigheid, czyli pozornego samozatrudnienia.

Przy ocenie bierze się pod uwagę rzeczywisty charakter współpracy, a nie wyłącznie nazwę podpisanej umowy.

Dlatego przedsiębiorca powinien rzeczywiście prowadzić działalność na własny rachunek i ponosić ryzyko biznesowe.

Firma budowlana w Holandii

Budownictwo jest jedną z branż, w których działa wielu polskich przedsiębiorców.

Popularne usługi obejmują:

• remonty,

• malowanie,

• hydraulikę,

• elektrykę,

• stolarkę,

• układanie podłóg,

• montaż kuchni,

• prace ogólnobudowlane.

Przed rozpoczęciem konkretnej działalności należy sprawdzić, czy wymagane są dodatkowe kwalifikacje, certyfikaty lub zezwolenia.

Firma sprzątająca

Popularną działalnością jest również sprzątanie:

• domów,

• mieszkań,

• biur,

• obiektów komercyjnych,

• nieruchomości po remoncie.

Przy większej liczbie klientów warto szczególnie pilnować harmonogramu, faktur i kosztów dojazdu.

Transport i firma kurierska

Transport jest kolejną branżą popularną wśród Polaków.

Przy przewozie osób lub towarów mogą jednak obowiązywać dodatkowe przepisy dotyczące:

• licencji,

• pojazdów,

• ubezpieczenia,

• czasu pracy,

• przewozów międzynarodowych.

Sama rejestracja w KvK może więc nie wystarczyć do legalnego wykonywania każdej usługi transportowej.

Firma z pracownikami

Rozwijająca się działalność może z czasem wymagać zatrudnienia pracowników.

Wtedy przedsiębiorca staje się pracodawcą i pojawiają się dodatkowe obowiązki.

Mogą one dotyczyć:

• wynagrodzenia,

• podatków i składek,

• urlopu,

• choroby pracownika,

• bezpieczeństwa pracy,

• administracji płacowej.

Przed zatrudnieniem pierwszej osoby warto dokładnie policzyć całkowity koszt pracownika.

BV – spółka w Holandii

Nie każdy przedsiębiorca musi prowadzić eenmanszaak.

Jedną z innych możliwości jest:

BV – besloten vennootschap.

Jest to forma spółki posiadającej osobowość prawną.

BV może być interesująca dla większych przedsiębiorstw lub firm, w których ważne są kwestie odpowiedzialności, inwestycji albo struktury udziałowej.

Założenie i prowadzenie BV jest jednak bardziej skomplikowane niż prostej jednoosobowej działalności.

Przed zmianą formy prawnej warto porozmawiać z księgowym lub doradcą podatkowym.

Nazwa firmy

Dobra nazwa powinna być:

• łatwa do zapamiętania,

• prosta do zapisania,

• odpowiednia dla oferowanych usług,

• możliwa do wykorzystania w internecie.

Przed rejestracją warto sprawdzić, czy podobna nazwa nie jest już używana oraz czy dostępna jest odpowiednia domena internetowa.

Jak zdobywać klientów?

Sama rejestracja firmy nie oznacza, że klienci pojawią się automatycznie.

Przedsiębiorca powinien zadbać o marketing.

Możliwości obejmują:

• własną stronę internetową,

• Google,

• media społecznościowe,

• lokalne ogłoszenia,

• polecenia klientów,

• wizytówki,

• reklamę w polskich mediach,

• portale ogłoszeniowe.

Dla polskiego przedsiębiorcy naturalnym pierwszym rynkiem może być duża społeczność Polaków mieszkających w Holandii.

Jak reklamować firmę wśród Polaków?

Jeżeli świadczysz usługi po polsku, warto wyraźnie o tym informować.

Klienci często wyszukują frazy takie jak:

• polski mechanik Holandia,

• polski księgowy Holandia,

• polski hydraulik Rotterdam,

• polski fryzjer Amsterdam,

• polska firma budowlana Holandia,

• transport Polska Holandia.

Dlatego warto tworzyć profile i ogłoszenia zawierające dokładny opis usług oraz obsługiwane miasta.

Dodaj firmę na Holandia24.nl

Portal Holandia24.nl umożliwia dotarcie do Polaków mieszkających w różnych częściach Holandii.

Jeżeli prowadzisz firmę, możesz promować między innymi:

• usługi budowlane,

• transport,

• księgowość,

• motoryzację,

• sprzątanie,

• fryzjerstwo i kosmetykę,

• gastronomię,

• przeprowadzki,

• usługi dla domu,

• inne usługi skierowane do Polonii.

Dobrze przygotowane ogłoszenie powinno zawierać nazwę firmy, dokładny opis usług, obszar działania oraz dane kontaktowe.

Firma w Holandii – najważniejsze pojęcia

ZZP – osoba samozatrudniona bez pracowników,

eenmanszaak – jednoosobowa działalność gospodarcza,

KvK – Kamer van Koophandel,

KvK-nummer – numer firmy w rejestrze,

Belastingdienst – administracja podatkowa,

BTW – holenderski VAT,

btw-id – numer identyfikacyjny BTW używany wobec klientów,

KOR – regeling dla małych przedsiębiorców dotycząca BTW,

BV – besloten vennootschap,

factuur – faktura,

boekhouding – księgowość,

ondernemer – przedsiębiorca.

Firma w Holandii – podsumowanie

Założenie firmy w Holandii nie musi być skomplikowane, szczególnie w przypadku prostej działalności jednoosobowej.

Najważniejsze jest jednak nie samo uzyskanie numeru KvK, lecz prawidłowe prowadzenie biznesu.

Przedsiębiorca powinien zadbać o:

rejestrację firmy, podatki, BTW, księgowość, faktury, ubezpieczenie oraz prawidłowe umowy z klientami.

Osoby pracujące jako ZZP powinny również zwrócić szczególną uwagę na zasady dotyczące pozornego samozatrudnienia.

Jeżeli dopiero zaczynasz, warto skorzystać z oficjalnych informacji KvK i Belastingdienst, a przy bardziej skomplikowanych sprawach z pomocy księgowego lub doradcy.

Na Holandia24.nl znajdziesz informacje dla polskich przedsiębiorców oraz możliwość promocji firmy i usług wśród Polaków mieszkających w Holandii.

Artykuł ma charakter informacyjny. Przepisy podatkowe i zasady prowadzenia działalności mogą się zmieniać, dlatego przy podejmowaniu decyzji finansowych warto sprawdzić aktualne informacje w KvK i Belastingdienst.